吉祥寺さくら歯科クリニック

導入前の課題

受付スタッフ2名で予約電話対応・リコールハガキ作成・キャンセル管理をすべて手作業で行っており、診療時間中の電話対応漏れが慢性化していた。特に昼休み時間帯の電話は取れないことが多く、新患獲得の機会損失が続いていた。また月次のレセコン集計や患者への定期検診案内も院長が残業して対応しており、業務負荷が限界に近い状態だった。

• 昼休み・診療時間中の電話対応漏れにより、月間推定15〜20件の新患予約機会を逃していた
• 定期検診リコール案内をハガキで手作業送付しており、1回の送付作業に毎月約6時間かかっていた
• キャンセル発生時の空き枠を埋める連絡手段がなく、キャンセル率が月間予約数の約18%に上っていた

NEXUSが提供した解決策

24時間対応のAIチャットボットによるWeb予約受付と、既存患者へのSMS自動リコール配信システムを導入。キャンセルが発生した際にキャンセル待ち患者へ自動通知する仕組みも合わせて構築した。既存の予約管理ソフトとAPI連携し、スタッフの操作フローを変えずに運用できる形で実装した。

• AIチャットボット＋Web予約フォームの設置（LINE公式アカウント・ホームページ両対応）
• 定期検診リコールSMS自動配信（治療完了から3・6ヶ月後にトリガー送信）
• キャンセル発生時のキャンセル待ち自動通知システム

導入後の成果

「昼休みも予約が入るようになり、スタッフの残業もほぼなくなりました。もっと早く導入すればよかったです。」

— （想定）院長