芦屋橋内科クリニック

導入前の課題

受付スタッフ2名が電話対応・予約管理・問診票整理を兼務しており、午前の診療ピーク時には電話が取れず、折り返し対応に追われる状況が慢性化していた。予約の重複やキャンセル連絡の漏れも月数件発生しており、患者からのクレームが増加傾向にあった。

• 電話予約の取りこぼしが月に推定20〜30件発生しており、新患獲得の機会を損失していた
• キャンセル後の枠が埋まらず、1日あたり平均2〜3枠が空白になることで診療収益が低下していた
• 問診内容の転記・カルテ準備をスタッフが手作業で行っており、1件あたり約10分の事務工数が発生していた

NEXUSが提供した解決策

24時間対応のAI予約チャットボットを公式LINEおよびWebサイトに導入し、予約・変更・キャンセルを自動処理する仕組みを構築した。キャンセル発生時には待機患者へ自動で空き枠通知を送信する機能も併せて実装し、診療枠の稼働率向上を図った。

• LINE公式アカウント連携AI予約ボット（24時間受付・リマインド自動送信付き）
• キャンセル待ち自動マッチング＆空き枠通知システム
• Web問診フォームとカルテシステムへの自動連携による転記作業の自動化

導入後の成果

「スタッフが患者対応に集中できるようになり、院内の雰囲気が変わりました。」

— （想定）院長