中野さくら歯科クリニック

導入前の課題

1日平均40〜50件の電話予約が集中し、診療中にも関わらず受付スタッフが対応に追われていた。昼休みや診療終了後の時間帯には電話に出られず、取りこぼし件数が月に相当数発生していることは把握していたが、正確な数字すら把握できていない状況だった。スタッフの採用・育成コストも課題となっており、受付業務の負担軽減は長年の悩みだった。

• 診療時間中の電話対応でスタッフが席を外す回数が1日20回以上あり、受付業務の質が低下していた
• 夜間・休日の電話予約に対応できず、翌朝に折り返すと既に他院に予約済みのケースが月15〜20件程度発生していた
• 予約変更・キャンセルの電話対応に1件あたり平均4〜6分かかっており、スタッフの工数を圧迫していた

NEXUSが提供した解決策

NEXUSのVoice AIを活用した24時間対応の電話予約自動受付システムを導入。既存の予約管理システム（デンタルシステムPRO）とAPI連携し、AIが患者の希望日時・担当医・診療内容をヒアリングしてリアルタイムで予約枠を確認・登録できる仕組みを構築した。既存の電話番号はそのまま利用でき、患者側の操作変更も不要な形で実装した。

• Voice AIによる24時間電話予約・変更・キャンセル対応システムの構築（既存番号へのシームレス統合）
• 既存予約管理システムとのAPI連携による予約枠リアルタイム同期
• 有人対応が必要なケース（初診・複雑な相談）の自動振り分けと折り返し予約登録フローの設計

導入後の成果

「夜間の取りこぼしがなくなり、スタッフが診療に集中できるようになりました。思ったより自然な対応で患者さんからのクレームも特にありません。」

— 院長 田中 誠